fbpx

Ich habe doch keine Zeit!

Interview mit Zach Davis

Martin:        Unser heutiges Thema heißt: „Ich habe doch keine Zeit!“, und dazu habe ich mir heute einen sehr spannenden Kollegen und guten Freund zu einem Interview eingeladen, der sich genau mit diesem Thema schon sein ganzes Berufsleben lang beschäftigt: Effektivität, Effizienz, Zeit für sich, für andere Dinge und für geschäftliche Dinge zu haben – das sind seine Kernthemen.

Er ist einer der ganz wenigen Menschen in Deutschland, die die sehr hohe Auszeichnung im Bereich der Redner bekommen haben, und zwar den so genannten „CSP“, den „Certified Speaking Professional“. Er hat u.a. das System des „Power-Readings“ entwickelt, mit dem man sein Lesetempo verdoppeln kann, und das wohlgemerkt bei gleichem Textverständnis. Er hat außerdem so spannende Bücher geschrieben wie „Vom Zeit-Management zur Zeit-Intelligenz“ und ist mit vielen Vorträgen und Trainings überall auf dieser Welt unterwegs. Herzlich Willkommen, Zach Davis!

Zach:             Hallo! Vielen Dank für die angenehm schmeichelhaften einleitenden Worte.

Martin:        Ja, sehr gerne. Wir kennen uns ja schon sehr lange und hatten sogar mal gemeinsam ein Büro. Das war eine sehr spannende, lustige und produktive Zeit, die wir da miteinander hatten. Und bereits damals haben wir uns immer über Zeitthemen unterhalten. Deswegen zur Einleitung meine erste Frage an dich: Was sagst du zu einem Menschen, der dir „Ich habe keine Zeit“ als Antwort gibt?

Zach:             Wenn jemand sagt: „Ich hab keine Zeit“, dann ist das zunächst einmal eine Empfindung, die es ernst zu nehmen gilt. Ich versuche ja zunächst einmal nicht, die Leute ungefragt mit meinen Zeitspar- und Effizienztipps zu bekehren. Solche Aussagen sind ja nicht nur eine Frage der Technik, sondern letztendlich auch eine Frage der Einstellung und drücken etwas aus. Wenn der Auftrag dann aber lautet, an dieser Situation zu arbeiten, dann können wir uns natürlich über Inhalte Gedanken machen.

Martin:        Gibt es von dir ein paar Tipps für alle, die– ob jetzt tatsächlich oder gefühlt – immer das Thema haben: „Ich komme mit meiner Zeit nicht so richtig klar“?

Zach:             Es ist natürlich so, dass Zeitmanagement letztendlich ein Prioritätenmanagement ist. Das ist keine neue Erkenntnis und kein neuer Hinweis, aber er hat nach wie vor Gültigkeit. Und wenn jemand solch eine Aussage macht, dann gilt es, wie schon gesagt, das natürlich zunächst einmal ernst zu nehmen – aber auch Prioritäten zu hinterfragen. In diesem Zusammenhang kennt bestimmt der Eine oder Andere die Metapher von der Säge, bei der man keine Zeit hat, sie zu schärfen.

Zeit ist ja vom Prinzip her ein sehr demokratisch verteiltes Gut, zumindest innerhalb eines 24-Stunden-Zyklusses haben wir alle gleich viel Zeit. Und die Frage ist, wenn jemand sagt: „Ich hab keine Zeit für XY!“, ob das das Ergebnis einer bewusst getroffenen Prioritätsentscheidung ist – also im Sinne von: „Ich habe keine Zeit, den Kleinkram zu erledigen, weil ich mich auf wirklich wesentliche Dinge konzentriere, die ich vorantreiben will“, oder ob es ist letztendlich eine Aussage ist, die nicht viel schlauer ist als „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen“.

Ein Beispiel hierfür wäre: „Ich habe keine Zeit, das dem Mitarbeiter zu erklären, also mache ich’s doch lieber selber“ – obwohl man weiß, würde ich es dem Mitarbeiter erklären und ihn damit zur Durchführung befähigen, würde mich das von einem Teil dieser Aufgaben befreien. Es gilt also zu unterscheiden, ob es eine bewusst getroffene Prioritätsentscheidung ist – dann finde ich die Aussage legitim – oder ob es letztendlich nichts viel anderes ist (wenn auch versteckter) als: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen.“

Martin:        Das heißt, wenn man sich selbst bei einem solchen Satz ertappt, einfach auch einmal hinterfragen: „Habe ich wirklich keine Zeit, oder ist das, wofür ich mir Zeit nehmen sollte, einfach nicht hoch genug auf meiner Prioritätenliste?“

Zach:             Genau. Nehmen wir ein ganz klassisches Beispiel, nämlich Sport treiben. Wenn wir hier gesundheitliche Einschränkungen als Hindernis einmal ausklammern, ist Sport treiben in meinen Augen primär das Ergebnis einer Prioritätsentscheidung und von Gewohnheiten. Und diese vielen kleinen Gewohnheiten tagtäglich oder auch viele Male am Tag produzieren ein bestimmtes Ergebnis.

Wenn jemand sagt: „Ich habe keine Zeit, am Tag eine halbe Stunde oder dreimal in der Woche Sport zu treiben“, dann ist das in meinen Augen völlig legitim. Ich möchte da auch niemanden bekehren, das zu tun. Aber es ist von meiner Wahrnehmung her– auch wenn es noch andere Faktoren gibt – primär das Ergebnis von bewusst und/oder unbewusst getroffenen Prioritätsentscheidungen.

Martin:        Jetzt hast du ja schon das glaube ich sehr berühmte Beispiel mit der Säge angesprochen: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen“, und dann sägt man stattdessen mit einer stumpfen Säge weiter und braucht wahrscheinlich um ein Vielfaches länger, als wenn man sich die Zeit zum Säge schärfen genommen hätte. Da kommen mir die beiden Wörter „Effizienz“ und „Effektivität“ in den Sinn, und ich erlebe das immer wieder, dass Leute diese beiden Begriffe leicht verwechseln. Hast du eine schöne Trennung zwischen Effektivität und Effizienz?

Zach:             Effektivität beantwortet die Frage, ob wir mit einer Maßnahme überhaupt ans Ziel gelangen. Die Effizienz beschreibt den Aufwand auf dem Weg dorthin. Der Spritverbrauch beim Auto beispielsweise ist eine Effizienzgröße: Wenn ich fünf Liter benötige, um 100 km zu fahren, dann ist das Fahrzeug effizienter, als wenn ich 20 Liter brauche. Wo ich damit allerdings hinfahre, ob ich überhaupt ans gewünschte Ziel komme, ist eine Frage der Effektivität. Und das eine ist ohne das andere nicht besonders viel wert, und im Alltag – ohne jetzt zu theoretisch werden zu wollen – ist es oft so, dass Menschen sich unheimlich auf die Effizienz konzentrieren, versuchen schneller zu sein, sich schneller vorwärts zu bewegen, aber die Effektivität aus den Augen verlieren.

Neulich sagte jemand in einem meiner Seminare: „Das ist, wie wenn man eine Leiter hochklettert – man ist sehr schnell darin, die Leiter hochzuklettern, kommt oben an und stellt fest: Steht an der falschen Wand.“ Und jemand anderes meinte dann noch: „Der steht am falschen Fenster!“ Das wäre der andere Anwendungsbezug, aber ist ein Beispiel für: Sehr effizient, hat aber nicht viel gebracht – weil es einfach die falsche Richtung war.

Martin:        Das heißt also, wenn man sich einfach mal so ein paar Gedanken vorher macht, dann kann man seine Zeit durchaus auch sinnvoller einsetzen.

Zach:             Richtig. Tim Ferriss ist Autor u.a. der „Vier-Stunden-Woche“ (Tolles Buch übrigens. Man muss nicht alles so überspitzt sehen, wie er es formuliert, aber es sind gute Anregungen dabei). Und wie er ganz gerne sagt: „Effectiveness beats efficiency every day of the week.“ Also: Effektivität schlägt Effizienz jeden Tag der Woche.

Martin:        Wenn du jetzt so im beruflichen Kontext gebucht wirst und Menschen dabei hilfst, effizienter und vielleicht auch effektiver zu werden, machst du das ja u.a. auch mit Schnell-Lesetechniken – deine ist das „Power-Reading“. Sind das dann Menschen, die sagen: „Mensch, toll, jetzt kann ich eine Stunde früher in der Feierabend gehen“, oder hast du eher den Eindruck, dass die sagen: „Ich muss höher, schneller, weiter, ich kann dann noch mehr leisten.“ Was sind da deine Erfahrungen oder vielleicht auch Einschätzungen?

Zach:             Das Thema Schnell-Lesetechniken oder auch das Schritt-für-Schritt-System „Power Reading“, das ich zu dem Thema trainiere, ist ein reines Effizienzthema, und auch wenn das einer meiner Schwerpunkt ist, stehe ich genauso zu der Aussage, dass Effizienz ohne Effektivität nichts wert ist.

Wenn ich Menschen durch Übungen, durch Hintergründe usw. zeige, wie sie innerhalb eines Tages ihre Lesegeschwindigkeit verdoppeln können und dabei genauso viel oder sogar mehr verstehen im Vergleich zur Ausgangsmessung – und das ist das durchschnittliche Ergebnis -, dann bringt das potenziell eine Zeitersparnis.

Einfache Rechnung: Wenn eine Führungskraft vier Stunden am Tag mit Lesen verbringt und wir davon auch nur eine Stunde einsparen können – das war jetzt in Bezug auf die Verdopplung der Lesegeschwindigkeit keine korrekte Rechnung, aber ich bin jetzt konservativ – dann gewinnt man diese als Freiraum für andere Tätigkeiten. Und tatsächlich gibt es bei den Teilnehmern meiner Zeitintelligenz-Seminare (mit demselben Ziel, nämlich Zeitersparnis) manchmal die Befürchtung: „Mensch, wenn ich das Gleiche in kürzerer Zeit schaffe, dann kriege ich ja noch mehr Aufgaben!“

Das ist tatsächlich manchmal eine Befürchtung. Und ich bin weiß Gott kein Freund eines reinen, blinden „schneller, höher, weiter“ oder von reinem Effizienzstreben. Es ist sinnvoll, wenn man sich Gedanken darüber gemacht hat, in welche Richtung man möchte, sich auch über einen schnellen, also effizienten Weg dorthin Gedanken zu machen und Tools und Techniken zu nutzen, sei es Schnell-Lesetechniken, sei es 10-Finger-Schreiben, seien es Shortcuts. Aber man kann Shortcuts am PC nutzen, so viele man will – wenn man die falschen Leute anschreibt oder die Texte nicht so optimal sind, dann bringt einen das schnellere Tippen auch nicht entscheidend weiter.