Ich habe doch keine Zeit (Teil 2)

Ich habe doch keine Zeit! (Teil 2)

Dies ist der zweite Teil meines Gesprächs mit meinem Interview-Gast Zach Davis, ein guter Freund und Kollege, seines Zeichens Spezialist und Coach für Zeitmanagement, Power-Reading, Effizienz und Effektivität.

Martin:        Zach, du hattest vorhin Tools und Techniken zur Effizienzsteigerung angesprochen. Ich habe ja irgendwann vor vielen Jahren auch mal selbst ein Zeitmanagement-Seminar besucht – leider nicht bei dir, denn da kannten wir uns noch nicht. Von damals ist mir noch ein Thema in Erinnerung geblieben, und zwar das Clustern. Das heißt also, also dass ich meine beruflichen bzw. privaten Aufgaben, die ich so habe, in so genannten „Clustern“ zusammenfassen und dann gleichartige Aufgaben möglichst hintereinander weg erledigen soll. Ist diese Technik noch zeitgemäß, oder vertrittst du da eine andere Auffassung?

Zach:             Ich denke, dass diese Idee nach wie vor sinnvoll, legitim und angeraten ist. Gleichzeitig müssen wir uns allerdings realistischerweise bewusst sein, dass wir in einer Welt leben, die enorm von Fremdsteuerung, Unterbrechungen und Störungen gekennzeichnet ist. Aber grundsätzlich halte ich sehr viel von diesem Tipp, gerade weil wir so oft aus unseren Tätigkeiten herausgerissen werden. Das ist also eine zunehmende Herausforderung, eben nicht nur Stückwerk zu betreiben – hier eine E-Mail beantworten, da ein Telefonat, da eine Planungsaufgabe, da die Reisekostenabrechnung –  sondern so gut es geht Blöcke zu bilden. Das kann ein inhaltlicher Block sein oder Blöcke nach Ansprechpartnern oder nach Medium sein – E-Mail-Block, Telefon-Block usw.

Grundsätzlich ist das Bestreben sinnvoll, und zwar aus einem einfachen Grund: Ich erlebe sehr viel häufiger, dass jemand mehr Stückwerk als optimal betreibt, übertriebenes Clustern ist da schon etwas seltener.

Neulich sagte jemand in einer Veranstaltung zu mir: „Herr Davis, Montag ist mein E-Mail-Tag, da brauche ich den Rest der Woche nicht in meine E-Mails reinzuschauen.“ Das ist sicherlich übertrieben und macht keinen Sinn: Es kann aber durchaus Sinn machen, die Anzahl der Male, die man in die E-Mails hineinschaut, zu begrenzen – was nochmal ein separates Thema auf einer praktischen und auf einer psychologischen Ebene ist.

Ich hatte das übrigens mal mit Duschen probiert und habe vierzehnmal hintereinander geduscht in der Hoffnung, dann dreizehn Tage danach nicht duschen zu müssen – habe dann allerdings aus meinem Umfeld zunehmende Rückmeldungen bekommen, zunehmend deutliche, dass das negative Begleiterscheinungen hat.

Nein, das war natürlich nur ein Scherz. Was ich damit zum Ausdruck bringen will ist, dass es relativ selten ist, dass jemand übertrieben clustert und übertrieben zusammenfasst. Ähnlich wie es selten ist, dass sich jemand völlig übertrieben abschottet und nur noch Zeiten blockt, um konzentriert zu arbeiten, und für nichts und niemanden erreichbar ist.

Martin:        Wenn du jetzt gefragt werden würdest, was für dich bei der Zeiteinteilung eine sinnvolle Balance zwischen Arbeit und Freizeitausgleich wäre, was würdest du antworten?

Zach:             Dass es da glaube ich keine allgemeingültige Regel gibt. Ich glaube, die einzige Antwort darauf, die für den Einzelnen Sinn macht, ist dieses Thema einigermaßen regelmäßig zu hinterfragen, nicht zu oft und nicht zu selten, und das auch mit seinem Umfeld zu besprechen. Und eine Unterscheidung, die ich dabei für sehr hilfreich und sinnvoll halte, ist die zwischen Ausgeglichenheit – was auch immer das bedeutet – auf einer Mikroebene und Ausgeglichenheit auf einer Makroebene (auch wenn das vielleicht ein wenig geschwollen klingt).

Damit meine ich, dass es sehr schwierig ist, an einem einzelnen Tag eine wunderbare Balance von allen Lebensbereichen zu haben. Es mag Menschen geben, die ihr Berufsleben so organisiert haben, dass sie das hinbekommen. Das kann glaube ich nicht der Anspruch sein. Es geht eher darum, eine größere Zeiteinheit zu betrachten – eine Woche oder einen Monat – und hier im Großen und Ganzen eine Ausgeglichenheit zu erreichen.

Aber wo diese Ausgeglichenheit liegt, das kann nur jeder für sich selbst beantworten. Für den Einen ist eine 30-Stunden-Arbeitswoche ein gutes Maß, aber es gibt Menschen, die 80 Stunden die Woche arbeiten und sehr glücklich und zufrieden damit sind. Wobei wir auch berücksichtigen sollten: Es geht nicht nur darum, dass man selbst glücklich und zufrieden damit ist – das ist sicher das primär Wichtige – sondern es sollte natürlich auch mit Menschen aus dem engsten Umfeld abgestimmt sein. Wie ich vorhin gesagt habe: Nicht zu häufig und nicht zu selten hinterfragen.

Ich glaube, dass viele Menschen zu selten hinterfragen, ob sich die verschiedenen Lebensbereiche – nehmen wir hierbei mal Arbeit und Freizeit – in einer guten Balance befinden. Aber es gibt auch Menschen, die sich tagtäglich verrückt machen und permanent ein schlechtes Gewissen haben, wenn sie das Eine tun, dass sie das Andere gerade nicht tun.

Ich bin insofern ein Beispiel dafür, dass man bei mir von einem einzelnen Tag her die Ausgeglichenheit nicht beurteilen sollte oder könnte, denn dann würde man sehr oft nicht zu dem Ergebnis kommen, dass ich in irgendeiner Form eine gute Balance habe. Wenn wir die Einheit ein bisschen vergrößern, ohne jemand anderem das gleiche Maß oder den gleichen Mix überstülpen zu wollen, glaube ich, dass ich ein ganz ausgewogenes Verhältnis habe.

Martin:            Ja, das wollte ich gerade ansprechen. Ich kenne ja viele Redner, Trainer, Coaches – und bei kaum einem sehe ich, dass der sein eigenes Thema so verinnerlicht hat und auch lebt, wie bei dir.

Ich kann aus den vielen Jahren, die wir uns schon kennen, wirklich sagen: Wann auch immer wir beide Kontakt haben, sei es nun in den Abendstunden oder tagsüber, ich habe dich noch nie irgendwie gestresst erlebt. Du machst auf mich immer den Eindruck, in dir selbst zu ruhen, weil du einfach dein Thema total lebst und auch wirklich für dich super umsetzt.

Wenn jetzt jemand von unseren Lesern daran Interesse hat, wie kann er oder sie denn an dein Knowhow zu diesem Thema gelangen?

Zach:                 Es gibt verschiedene Wege. Ich habe ein paar Bücher und onlinegestützte Entwicklungsprogramme veröffentlicht, und es gibt Seminare und Vorträge. Ich glaube, entscheidend ist, dass man sich über das Thema Gedanken macht, dass man zum Beispiel versucht, in verschiedenen Lebensbereichen einen Schritt voraus zu sein anstatt immer hinterher zu hängen.

Ich habe den Eindruck, dass Menschen an vielen Stellen in einem bestimmten Lebensbereich warten, bis sie handeln müssen. Und machen wir uns nichts vor – ohne dein Bild von mir zerstören zu wollen: Natürlich habe ich Situationen, die stressig sind. Es tut sich beispielsweise eine Gelegenheit auf – ein potenzieller neuer Kunde, und der will heute ein Angebot haben, und entweder mache ich es halt jetzt heute schnell oder nicht. Oder es gibt ein akutes Problem, mit dem keiner gerechnet hat.

Aber es gibt eine ganze Menge zeitdruckbedingte Stresssituationen, die vermeidbar sind. Das reicht von der eigenen Steuererklärung, mit der man nicht auf den letzten Drücker warten muss, bis hin zum klassischen Thema Gesundheit. Man kann sich im Vertrieb um die Akquise kümmern, bevor es einen finanziellen Engpass gibt, oder sich darum kümmern, Beziehungen zu verbessern, bevor es da Schwierigkeiten gibt. Diese Dinge gelingen mir auch nicht immer in jeder Situation, aber ich versuche, in den wesentlichen Bereichen „einen Schritt voraus“ zu sein. Und ja, auch wenn es abgedroschenes klingt, proaktiv zu handeln.

Martin:            Also, wenn man bedenkt, dass du ein sehr erfolgreicher Unternehmer bist und auch noch vierfacher Familienvater, so dass du also tatsächlich privat ebenfalls gefordert wirst, denn die Kinder wollen natürlich auch Zeit mit ihrem Papa haben, und ich weiß wie gern du Zeit mit deinen Kindern verbringst – wenn man alles bedenkt, dann ist glaube ich die Aussage „Ich hab doch keine Zeit“ als sehr relativ zu werten.

Möchtest du vielleicht zum Abschluss des Interviews noch etwas loswerden, was dir gewissermaßen zu dem Thema noch auf der Seele brennt?

Zach:                 Einen Punkt hätte ich tatsächlich noch: Das Thema, das mich in den letzten Jahren beschäftigt – und zwar deshalb, weil es viele meiner Teilnehmer und Auftraggeber beschäftigt – ist die Frage, wie man die Umsetzungsquote von Zeitspartipps und anderen vermittelten Inhalten erhöhen kann.

Denn nach einem Seminarbesuch – und gehen wir davon aus, es ist ein gutes Seminar gewesen – fragt man sehr häufig sich selbst oder andere, was denn zwei Monate später wirklich anders ist. Die Antwort hierauf fällt oft sehr ernüchternd aus. Deshalb habe ich mit meinen Trainingsinstituten in den letzten Jahren sehr intensiv daran gearbeitet, Entwicklungsprogramme zu konzipieren, die es Menschen viel leichter machen, einen sehr viel höheren Anteil dessen, was sie sich vorgenommen haben, auch tatsächlich umzusetzen.

Und das basiert – in ganz kurzer Form – auf einem Lernen mit ganz kleinen verdaubaren Häppchen und einer leichten Integration in den Alltag. Wir nennen das „Mikro-Lerneinheiten“. Und wer dazu mehr wissen möchte, wird natürlich auf meiner Webseite fündig.

Martin:            Genau. Die sollten wir auch noch erwähnen: peoplebuilding.de. Da findet man dich und bekommt natürlich auch weitere Informationen zu diesen Themen.

Ganz herzlichen Dank für dieses Interview.